un outil indispensable pour les réunions de travail : Webconférence

Avec les outils de webconférence, vous réunissez vos collaborateurs autour d'une plateforme virtuelle pour une réunion de travail, des formations ou encore des séminaires. Tous les participants, devant leurs ordinateurs et munis d'une connexion internet, communiquent et échangent des données en temps réel à distance. Vous gagnez en temps et en argent, mais attention, confidentialité et sécurité sont les points faibles de ces solutions.

sommaire : webconférence

différences webconférence / visioconférence

Contrairement à la webconférence qui existe depuis quelques années. La visioconférence est née il y a plus de 50 ans mais reste très peu utlisée. Sur 60 millions de salles de réunions dans le monde seules 5% d'entre elles seraient équipées d'un solution de visioconférence (source GFK)

Mise en oeuvre requise

Visioconférence

La visioconférence requiert des équipements et des infrastructures réseau spécifiques, tels qu'une salle dédiée, des écrans, des caméra et des micros pour que les intervenants puissent se voir et s'entendre

Les images et le son sont véhiculés par l'intermédiaire d'une solution logicielle propriétaire basée sur un protocole de communication SIP.

Webconférence

La webconférence requiert une connexion internet, un terminal équipé d'un micro et d'une webcam. Les données ainsi que les flux audio et vidéo passent par le serveur de la dite plateforme de webconférence.

Sa mise en oeuvre ne prend que quelques secondes. Aucun logiciel à installer, il suffit de s’identifier sur le service dédié pour pouvoir communiquer avec des interlocuteurs (collaborateurs, client, fournisseurs...)

Couts et performances

Visioconférence

La visioconférence impose un investissement modéré pouvant représenter un investissement entre 1 000 et 10000€. 

Elle permet de relier plusieurs salles de réunions entre elles, avec plusieurs participants par salle.

Pour utiliser un système de visioconférence, il vous suffit de disposer du matériel suivant :

Camera (s)

Ecran (s)

Micro ou speakerphone

Enceinte ou speakerphone

Webconférence

Pouvant fonctionner avec des ordinateurs et smartphone, la webconférence ne nécessite aucun investissement majeur.

Elle permet de réunir un grand nombre de participants physiquement éloignés et potentiellement externes à l'entreprise organisatrice.

Pour utiliser l’outil de webconférence, il vous suffit de disposer du matériel suivant :

un ordinateur connecté à Internet

navigateur web

une webcam

Micro casque (ou micro et haut parleur)

Sécurité des données

Visioconférence

Sécurité des données

Les communications sont acheminées le plus souvent via des réseaux privés. La flexibilité peut néanmoins en pâtir.

les clients peuvent acquérir chez certains prestataires une licence leur permettant d'installer le logiciel pour conférence web sur un des serveurs de communication de leurs entreprises. Cette variante est particulièrement prisée des entreprises à hautes exigences en matière de sécurité et à fort potentiel d'utilisation.

Webconférence

Sécurité liée l'application

Veillez à ce que les données qui transitent par les serveurs du prestataire (plateforme de webconférence) soient cryptées pour assurer un niveau de sécurité et de confidentialité suffisant pour l'entreprise.

Fonctionnalités

Visioconférence

La visioconférence offre une qualité audio / vidéo de premier ordre donnant l'impression que les interlocuteurs se trouvent dans la même pièce.

Elle n'offre pas autant de fonctionnalistes de collaboration sur les modèle entrée de gammes que la webconférence (partage et modification de documents, tableau virtuel, applications tierces...)

Webconférence

La qualité des transmissions audio et vidéo de la webconférence est dépendante des équipements utilisés, mais aussi de la bande passante disponible.

Elle donne accès à une multitude d'outils de collaboration en ligne avancés en fonction de la solution de webconférence choisie:

Gestion de planning, convocation aux réunions
Pour que chacun soit informé des dates et heures de réunions, les solutions webconférence disposent d'un outil de lancement d'invitations depuis Outlook ou Lotus Notes.
Liaison audio et vidéo
Les prestataires proposent tous aujourd'hui des outils de liaison audio multi-intervenants via la VoIp ou les softphones et de liaison vidéo.
Tableau blanc virtuel / présentation powerpoint
Le tableau blanc, pour exposer de manière plus vivante vos arguments et vos explications. En complément d'une éventuelle présentation powerpoint et/ou d'une visite guidée sur internet.
Partage d'applications et de documents
Les outils de webconférence permettent d'aller au-delà de la simple présentation de vos documents. Vous pouvez aussi les partager et donner la possibilité aux participants de les modifier.
Messagerie instantanée
Pour partager vos idées et vos commentaires par des messages instantanés au format texte, sans interrompre l'animateur de la conférence.
Enregistrement et archivage
Pour les participants qui n'ont pas pu assister à la réunion, ils pourront la consulter en différé.

Avantages / Inconvénients de la webconférence

La webconférence est un outil qui a deux avantages majeurs : le gain de temps et le gain d’argent.

Tenir une webconférence évite les déplacements des participants qui, au lieu de se réunir physiquement à un endroit, n’auront qu’à se connecter de leur bureau à la réunion virtuelle. Les participants ne gaspillent pas de temps à se déplacer, ce qui permet également aux entreprises d’économiser les frais de déplacements.

A l’échelle d’un groupe qui compte des entités un peu partout dans le monde, ces avantages sont conséquents.

Les participants doivent être correctement équipés pour pouvoir participer convenablement à une web conférence : il faut un ordinateur et surtout un bon accès au réseau internet.

Enfin, les échanges de documents et entre les participants sont plus difficiles à sécuriser. Attention donc à la confidentialité et à la sécurité des informations échangées en web conférence.

A noter que ces solutions sont limitées, soit en terme de fonctionnalités, de nombre de participants, ou vous imposent des publicités. La question est donc de savoir quels sont vos besoins réels avant de choisir la solution de webconference la plus adaptée !

En théorie, la webconférence gratuite se suffit à elle-même. Mais en théorie seulement, car la difficulté principale qui va se poser à vous via ces outils gratuits de webconférence, est leur faible qualité. Bien souvent, et vous l’avez peut-être expérimenté, l’image n’est pas stable, elle se fige et la qualité du son est médiocre. De plus, les documents que vous envoyez se retrouvent sur le web sans aucun système de sécurité !

Outils de webconférence gratuits ou payants

Un logiciel de conférence web permet aux organisations de mener des conférences et des réunions interactives via Internet. Les fonctionnalités typiques incluent les conférences audio et vidéo bidirectionnelles, le partage d'application, la diffusion de présentation, la détection de présence/disponibilité et la participation électronique. Ce type d'application comporte souvent des fonctions de messagerie instantanée et de gestion des absences et des contacts.

Les logiciels et applications pour la webconférence

webconférence : Google Hangouts

Webconférence : Google Hangouts meets

Google Hangouts, précédemment connu sous le nom de vidéo-bulles est une plateforme de messagerie instantanée et de vidéoconférence développée par Google

Hangouts permet aux utilisateurs de créer des visioconférences de deux à dix utilisateurs. Le service est accessible en ligne à travers les sites web de Gmail, Google+ ou à travers des applications mobiles disponibles pour Android ou iOS 

L’historique des discussions est conservé en ligne, lui permettant d’être synchronisé sur les différents appareils. Un marquage numérique (watermark) est utilisé pour mémoriser jusqu’où l’utilisateur a lu une discussion. Les utilisateurs peuvent s’envoyer des images qui sont automatiquement importées dans un album privé, ainsi que des émoticônes au cours d’une discussion.

Durant les vidéoconférences, il est possible de s’échanger des fichiers grâce à Google Drive, de diffuser sa conférence sur YouTube, rajouter des effets visuels et il est aussi possible de partager son emplacement grâce à Google Maps.

Messagerie conçue pour les équipes

Hangouts Chat permet aux équipes d'effectuer leur travail sans avoir à se déplacer. Que ce soit pour l'échange de messages privés ou des conversations de groupe, Chat aide les équipes à collaborer facilement et efficacement. 

Webconférence par Google

Grâce à des salons virtuels dédiés à l'hébergement des projets sur une longue durée, ainsi qu'aux conversations regroupées en fils de discussion, Chat facilite le suivi des projets et des tâches à effectuer.

Transfert et modification de Fichiers

Hangouts Chat est proposé aux clients G Suite (Google Suite) sans frais supplémentaires. Importez des éléments depuis Drive, collaborez dans Docs, Sheets ou Slides, rejoignez des réunions en ligne avec Hangouts Meet ou utilisez la recherche Google très performante pour retrouver des membres du salon, des conversations antérieures et des fichiers partagés

Sécurité intégrée pour une sérénité maximale

Chat s'appuie sur l'écosystème privilégiant la sécurité G Suite pour offrir une solution professionnelle fiable et conforme

Google Hangouts avec G suite est décliné en 3 versions disponibles en fonction de l'offre choisie:

  • 5.20€ offre Basic par utilisateur / mois
  • 10.40€ offre Business par utilisateur / mois
  • 23.00€ offre Enterprise par utilisateur / mois
webconférence : Google Hangouts

Webconférence : Skype entreprise / Microsoft Teams

Plateforme collaborative en ligne

Microsoft® Teams remplace Skype Entreprise comme solution d’organisation de réunion en ligne professionnelle de Microsoft.

Teams combine la messagerie instantanée, la vidéoconférence, les appels et la collaboration sur les documents en une seule application totalement intégrée, pour offrir de nouvelles façons de travailler.

conversation teams

Messagerie instantanée

Partagez votre opinion et affichez votre personnalité. Insérez des fichiers gifs, des autocollants et des emojis dans vos conversations de groupe ou vos messages privés

réunion de travail teams

Réunion de travail

Transformez vos conversations de groupe en webconférence d’un simple clic. Peu importe le nombre de participants : qu’ils soient 10 ou 10 000, tous peuvent assister à la réunion, quelle que soit la capacité de la pièce qui accueille l’événement.

réunion de travail teams

Coordonner les appels

Identifiez aisément tous les participants lorsqu’ils rejoignent vos événements. Les visioconférences Teams aident à coordonnées facilement vos événements.

réunion de travail teams

Partage de fichier

Retrouvez vos fichiers en un tour de main. Teams vous permet de consulter, partager et modifier des documents Word, des présentations PowerPoint et des classeurs Excel en temps réel.

Microsoft® Teams / Skype Entreprise est décliné en 3 versions disponibles en fonction de l'offre choisie:

  • Gratuite
  • Office 365 business Premium, 10.50€ HT par utilisateur / mois
  • Office 365 E3, 19.70€ HT utilisateur / mois

Les fonctions disponibles varient en fonction de l'abonnement sélectionné, allant du nombre de participants maximun autorisés, aux systèmes de sécurité en passant par le type et taille de fichiers partagés.

webconférence : Google Hangouts

Webconférence : Go to meeting

Le logiciel de réunion en ligne réputé qui aide des millions de gens à communiquer et collaborer sur tout appareil et de partout.

GoToMeeting fournit une solution de réunion en ligne simple, rapide et fiable conçue pour doper la productivité de vos équipes. Tissez des relations plus fortes et stimulez vos résultats commerciaux en interagissant en tête à tête, en animant des présentations et en discutant avec vos collègues, le tout d’un simple clic.

Exploité par de nombreuses multinationales, des millions de gens font confiance à GoToMeeting au quotidien pour la communication et collaboration virtuelle en temps réel professionnelle

Go to meeting est décliné en 3 versions disponibles en fonction de l'offre choisie:

  • Offre professionnal 12.50€ /mois
  • Offre businessl 17€ /mois
  • Offre enterprise sur devis
webconférence : Google Hangouts

Webconférence : Lifesize

Lifesize est une solution de chat et de conférence vidéo, web et audio avec la possibilité d'enregistrer et de partager des réunions à partir d'une seule application.

Rejoignez instantanément les réunions avec Lifesize. Ces solutions de visioconférence répondent aux exigences professionnelles modernes et sont entièrement accessibles, quelle que soit la taille des entreprises. Des entreprises comme Netflix aux start-up avec des travailleurs distants, Lifesize aide les collaborateurs à se connecter partout et à tout moment.

Les systèmes de salle de conférence Lifesize HD et l'application intégrée dans le cloud sont destinés à toute entreprise reposant sur la communication et la collaboration internes et externes pour faire des affaires.

Lifesize est décliné en 4 versions disponibles en fonction de l'offre choisie:

  • Offre gratuite pour 6 mois
  • Offre standard 16395$ /mois/utilisateur, idéal pour les petites équipes
  • Offre plus 14.95$ /mois / utilisateur, pour les petites et moyennes entreprises
  • Offre entreprise 12.95$ /mois / utilisateur destinés aux grandes entreprises
webconférence : Google Hangouts

Webconférence : Zoom

Zoom unifie la vidéoconférence sur le cloud, les réunions en ligne simples et la messagerie de groupe en une seule plateforme facile à utiliser.

Zoom unifie la vidéoconférence sur le cloud, les réunions en ligne simples et la messagerie de groupe en une seule plateforme facile à utiliser. La solution offre la meilleure expérience vidéo, audio et partage d'écran via Windows, Mac, iOS, Android, BlackBerry, Zoom Rooms et le système de salle H.323/SIP. Zoom a été fondée en 2011 par des cadres et ingénieurs expérimentés de Cisco et WebEx.

Modernisez votre solution de réunion

Les Réunions Zoom pour ordinateurs de bureau et appareils mobiles offrent tous les outils nécessaires pour obtenir une excellente réunion.

Une vision bien pensée des réunions mobiles

Les professionnels mobiles d'aujourd'hui doivent pouvoir travailler et faire des visioconférences où qu'ils soient.

Chat de Zoom

La messagerie intégrée uniformise la collaboration au travail entre clients mobiles et ordinateurs de bureau.

Maintenez les participants engagés

Permet d'organiser réunions interactives de n'importe où.

L'administration et le support à distance facilités

La gestion informatique centralisée et le support à distance facilitent le déploiement et l'assistance.

Audio maximisé

Ajoutez des options audio pour tout le monde.

Zoom est décliné en 4 versions disponibles en fonction de l'offre choisie:

  • Offre de base pour les réunion personnelle : gratuite
  • Offre pro 13.99€ /mois/utilisateur, idéal pour les petites équipes
  • Offre affaire 18.99€ /mois / utilisateur, pour les petites et moyennes entreprises
  • Offre entreprise 18.99€ /mois / utilisateur destinés aux grandes entreprises

équipement pour une webconférence de qualité

Pour obtenir un webconférence de qualité, et par conséquent une meilleure productivité de vos réunions de travail à distance, il vous faudra penser à proposer à vous même et vos collaborateurs des outils adéquates.

En fonction des lieux de travail, travailleur mobile ou sédentaire, grande ou petite salle, bureau ... vous vous devez d'avoir un équipement qui représentant l’image de marque de votre entreprise, pour cela  nous vous proposons une sélection de produits qui sauront vous satisfaire pour une webconférence professionnelle...

Système de Visiosconférence

Système de Visiosconférence

La qualité de la webcam de votre pc devient insuffisante et pas assez professionnelle. L'image de votre société lors des réunions en webconférence devient alors primordiale...

Pieuvre téléphonique

Pieuvre téléphonique

Vos salles de réunion au sein de votre entreprise ou votre bureau sont équipées d'un système vidéo de qualité, il faut aussi penser à la qualité sonore pour que tout le monde puisse participer à la conversation...

Speakephone

Haut parleur de conférence

Pour améliorer la qualité sonore de vos conversion lors de vos réunions de travail par webconférence, cet outil devient indispensable ...


Micro casque

Micro casque

Pour gagner en confort et en qualité lors de vos web conférence, le micro casque vous permet de suivre et prendre des notes sans gêner votre environnement ...


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